Tzv. editoři faktur jsou užitečný nástrojem pro úpravu faktur a spolupráci. Tato funkce umožňuje:
Udělit ad-hoc přístup k přípravě fakturace: Můžete zvát uživatele k úpravám faktur, kteří by se do fakturace jinak nedostali. Můžete například pozvat koncipienta k úpravě popisků nebo zkonzultovat s jiným advokátem výši fakturace.
Jednoduchou orientaci: Zjistíte, kdy je potřeba vaše akce na faktuře a kdy naopak úpravy čekají na někoho jiného.
Evidenci úkolů při úpravě faktury: Sledujete, zda všichni zúčastnění provedli své změny.
Co mohou editoři na faktuře dělat?
Editoři mohou velmi významně pomoci s úpravami faktur. Mohou:
Upravovat výkazy a náklady: Měnit datum, typ, popis, fakturovaný čas, uživatele a cenu.
Pracovat se skupinami: Vytvářet, přejmenovávat a zrušovat skupiny výkazů a nákladů.
Měnit fakturační období: Přizpůsobit zobrazované období na faktuře.
Přesouvat výkazy: Umožňuje efektivně přesouvat výkazy mezi spisy.
Přidávat další editory: Pokud při řešení svého zadání narazí na situaci k jejíž vyřešení nemají kompetenci.
Omezení pro editory:
Editoři NEMOHOU fakturu předat do dalšího stavu. To zajišťuje, že faktura nebude předána k schválení nebo vystavení bez vědomí odpovědné osoby, pokud je tato funkce aktivní.
Editoři také nemohou potvrdit nebo zrušit provedení požadovaných změn za jiného editora.
Poznámka: Pokud kdokoli provede změny na výkazu nebo nákladu, systém zobrazí, kdo a kdy provedl na výkazu/nákladu poslední změny.
Jak přidat editory na fakturu?
Existují dva způsoby, jak přidat editory na fakturu:
Přes tlačítko "+ přidat editora": Otevře okno pro výběr editorů a komentáře. Komentář je užitečný pro specifikaci požadovaných změn na faktuře. Po potvrzení se editoři přidají na fakturu a zadání bude zobrazené v sekci "Komentáře na faktuře".
Přes označení uživatele při psaní komentáře: Pokud napíšete "@", SingleCase zobrazí nabídku jmen uživatelů. Nabídka má funkci našeptávání – začněte psát jméno uživatele, pro snazší vyhledání. Vyberte uživatele, kterého chcete přidat jako editora, a přidejte komentář.
Jak se editoři dozví o přidání na fakturu a jejich úkolu?
Editoři budou informováni dvěma způsoby:
E-mailová notifikace: Po přidání do role editora obdrží e-mail s odkazem na fakturu a případně s popisem změn. Tato notifikace může být vypnuta v nastavení pošty a kalendáře -> v záložce nastavení notifikací.
Oranžový box na úvodní stránce: Na úvodní stránce uživatel, který byl přidán jako editor na fakturu, uvidí oranžový box umožňující rychlý přístup k fakturám. V tomto boxu jsou zobrazeny faktury ve stavu "příprava fakturace", které potřebují uživatelovu revizi. Tedy provedení požadovaných změn. Po označení revize za hotovou se faktura automaticky z oranžového boxu odstraní.
Faktury jsou reprezentovány jménem klienta a částkou za fakturu, seřazené od nejvyšší částky po nejnižší. Pokud na faktuře existuje komentář, ve kterém je uživatel označen, vedle jména klienta se objeví ikonka komentáře. Stačí najet na tuto ikonku kurzorem, a zobrazí se tooltip s posledním komentářem. Tímto způsobem je zajištěna snadná identifikace faktur a rychlý přístup k relevantním informacím.
Jak potvrdit provedení požadovaných změn?
Editoři potvrdí provedení změn buď kliknutím na odkaz v oranžovém boxu vedle sekce "Editoři" nebo jednoduše kliknutím na svou ikonu v seznamu editorů.
Jak zrušit potvrzení požadovaných změn?
Kliknutím na ikonu editora můžete, zrušit provedení změn.
Nejčastěji tuto funkci využívají odpovědní za fakturu k vrácení změn k přepracování. Editoři využívají zrušení potvrzení provedených změn třeba pokud zapomněli na část zadání a chtějí ji ještě doplnit.
Jak zapnout funkci editorů?
V sekci "Vykazování" v nastavení firmy zaškrtněte "Umožnit zvát k úpravám faktur editory".
