Milí noví uživatelé, vítáme vás v SingleCase!
Nyní vás během pár minut seznámíme se základy práce v SingleCase. Pokud se někde zaseknete, tak se na nás můžete obrátit kdykoliv pomocí chatu s technickou podporou v pravém dolním rohu a nebo na e-mailu support@singlecase.cz.
Úvodní stránka SingleCase
Zde naleznete, zda jste vykázali práci za předchozí dny, jaké vás čekají úkoly, lhůty a nebo na kterých dokumentech jste pracovali naposledy. Na levé straně v černém sloupci vidíte Spisy vaše (ty, na kterých jste aktivní) a kanceláře (ty, na kterých neděláte, ale máte k nim přístup).
1. Co musíte nastavit, abyste mohli používat SingleCase naplno
Abyste mohli v SingleCase pracovat s dokumenty, potřebujeme se propojit s vaším MS Office. My musíme vědět o nich, ony o nás.
Potřebujete k tomu dvě věci. Mít nainstalovanou nejnovější verzi naší desktopové aplikace. Buď už ji v počítači máte díky vašemu ajťákovi (najdete ho v nabídce Start) nebo si ji můžete naistalovat sami.
Desktop app oživíte a SingleCase s MS Office propojíte tak, že v SingleCase otevřete pomocí dvojkliku jakýkoliv soubor.
2. Vyhledání Spisu
V levém bočním panelu jsou v sekci Moje spisy zobrazeny všechny Spisy, na kterých jste přiřazeni. Spis můžete vyhledat podle jeho jména, čísla, názvu a IČO klienta nebo protistrany.
V dolní části bočního panelu najdete sekci Spisy kanceláře, kde najdete všechny zbylé aktivní Spisy vaší kanceláře, ke kterým máte ve své roli přístup. Tyto Spisy můžete vyhledávat stejně jako vaše spisy.
Pozn.: Pokud se vám stane, že ve spisu nemůžete pracovat, je to nejspíš tím, že na něj nejste přiřazeni.
3. Nahrání dokumentů
Potřebujete nahrát do SingleCase dokumenty? Existuje několik způsobů, jak to provést.
Drag’n’drop - do SingleCase můžete jednoduše přetahovat soubory i složky z plochy.
Uploader - SingleCase Uploader je speciální tunel do SingleCase, který se vám otevřením prvního dokumentu vytvořil na ploše počítače. Každý spis, který máte v SingleCase tu má svou složku - stačí dokumenty přetáhnout do ní a ony se na pozadí nahrají SingleCase přesně tam, kam mají.
Průzkumník - kliknutím na “obláček” ve složce spisu otevřete klasický průzkumník, kde vyberete soubory a složky, které chcete nahrát.
4. Vyhledávání dokumentů
SingleCase umí efektivně vyhledávat v dokumentech, poště, poznámkách i úkolech. Stačí napsat hledaný termín do vyhledávacího okna v horní liště a zmáčknout Enter. Výsledky můžete filtrovat v menu Pokročilé hledání podle klienta, spisu, autora a dalších kritérií.
4. Vyhledávání dokumentů
SingleCase umí efektivně vyhledávat v dokumentech, poště, poznámkách i úkolech. Stačí napsat hledaný termín do vyhledávacího okna v horní liště a zmáčknout Enter. Výsledky můžete filtrovat v menu Pokročilé hledání podle klienta, spisu, autora a dalších kritérií.
5. Práce s dokumenty
SingleCase obsahuje pokročilý správce souborů, který umožňuje rychle a efektivně pracovat s klientskými daty. Správce souborů umí otevírat dokumenty, pracovat s verzemi, odesílat dokumenty e-mailem, přesouvat mezi spisy a mnoho dalších funkcí.
6. Vykazování
V SingleCase existují tři způsoby, jak vykázat práci. Nejjednodušší metoda je pomocí tlačítka +, které naleznete v horní liště vedle hlavního menu. SingleCase za vás vyplní údaje jako například Aktivita/Spis nebo datum, a na vás bude pouze doplnit délku a popis práce.
7. Práce s e-maily
Každý spis obsahuje stránku Pošta spisu, do které můžete jednoduše přetahovat e-maily z Outlooku. Přílohy přetaženého e-mailu se automaticky uloží do složky Dokumenty z pošty.
Pokud máte spuštěnou synchronizaci pošty, tak se vám v Outlooku objeví složka SingleCase, a to i s podsložkami, která odpovídá vašim spisům. Do nich můžete v Outlooku přesouvat svou poštu, a ta se automaticky nahraje do odpovídajícího spisu.
Dokumenty lze snadno odesílat tak, že je označíte ve správci souborů, klikněte na ně pravým tlačítkem a vyberete .
TIP: Každý spis má svojí vlastní e-mailovou adresu, kterou najdete přímo v "Poště spisu". Pokud tuto adresu přidáte do kopie nebo skryté kopie odesílaného mailu, zpráva se automaticky pošle do SingleCase a kolegové ji najdou v poště spisu.
Přejeme Vám, ať se Vám práce v SingleCase daří, a nezapomeňte, když budete mít jakýkoliv problém se systémem, stačí nám napsat na chatu, my Vám rádi pomůžeme.
Tým SingleCase