Máte 3 rychlé cesty:
Přes Poslední dokumenty. Pokud jste na dokumentu nedávno pracovali, najdete ho v přehledu Poslední dokumenty na úvodní stránce SingleCase. Odsud se dá dokument rychle otevřít, zobrazit si náhled nebo se podívat na jeho historii.
Pomocí fulltextového vyhledávání. V horní modré liště je vyhledávací okno, přes které můžete spustit fulltextové vyhledávání v celém systému. Aby systém nemusel prohledávat miliony dokumentů, doporučujeme kliknout na Pokročilé vyhledávání a teritorium mu trochu omezit. Třeba tím, že vyberete, v jakých typech dokumentů hledat, nebo přímo zúžíte pátrací akci na konkrétního Klienta nebo Spis. Vyhledávat můžete i v neaktivních Spisech, musíte to ale v Pokročilém vyhledávání výslovně zaškrtnout.
Pomocí logických operátorů. Potřebujete se rychle dobrat co nejpřesnějšího výsledku? Pak použijte logické operátory. Seznam všech logických operátorů a příklady toho, jak je používat, naleznete v následujícím článku Operátory vám pomohou zpřesnit výsledky hledání v dokumentech, pokud se vám jich nabízí příliš mnoho, případně se jejich pomocí můžete rychle dostat ke specifickému dokumentu.
Díky nim můžete například omezit výsledky hledání na dokumenty, které obsahují přesnou frázi, nebo vyloučit z vyhledaných výsledků dokumenty obsahující konkrétní slovo.
Operátor | Příklad |
|
| | smlouva | dohoda | Vrátí dokumenty, v nichž se nachází alespoň jedno ze slov smlouva, dohoda. |
! | smlouva !kupní | Vrátí dokumenty, které obsahují smlouva, ale neobsahují kupní. |
"" | "kupní smlouva" | Vrátí dokumenty, které obsahují přesnou frázi kupní smlouva. |
* | směnk* | Vrátí dokumenty, které obsahují slovo s jakoukoli koncovkou (směnka, směnkou, směnkami...).* |
() | (kupní smlouva) | (smlouva o koupi) | Vrátí dokumenty, které obsahují kupní i smlouva, nebo smlouva i koupi – slouží tedy k seskupování. |
* před otazníkem nebo hvězdičkou je třeba uvést alespoň 3 písmena
Příklady složitějších hledání pro fajnšmekry:
úpis | emise | akcie – vrátí všechny dokumenty, kde je alespoň jedno ze zvolených slov;
smlouva kupní | dílo | převod – vrátí všechny dokumenty, ve kterých je smlouva a alespoň jedno ze slov kupní, dílo, převod;
smlouva kupní | dílo | převod* – podobné jako předchozí, ale vrátí třeba i dokumenty smlouva o převodu nebo převodní smlouva;
(smlouva | dohoda) (transakci | převodu) – vrátí všechny dokumenty, které odpovídají kombinaci slova z první závorky se slovem z druhé závorky (smlouva o transakci, smlouva o převodu, dohoda o transakci, dohoda o převodu);
(kočka !myš) | (kočka !medvěd) – vrátí všechny dokumenty, kde je kočka, ale není tam myš, nebo kde se vyskytuje slovo kočka, ale není tam medvěd (tzn. nemůže v nich být myš a medvěd dohromady);
!smlouva – pozor, toto čistě negativní vymezení (všechny dokumenty, které neobsahují slovo smlouva) nejde samostatně vyhledat. .
Pozor 1! Náš fulltext není všemocný, takže zatím neumí hledat v naskenovaných pdf.
Pozor 2! Samotné pořadí vyhledaných dokumentů závisí na více parametrech – zohledňujeme zejména počet výskytů hledaných slov, jejich vzájemnou blízkost i pozici v dokumentu.