Verze dokumentů vznikají automaticky, pokud provedete na dokumentu, který je nahrán v SingleCase změnu(y) a tyto uložíte. Zároveň můžete k příslušnému dokumentu nahrát novou verzi, pokud vznikla mimo systém. Příkladem může být zaslaná revize od Klienta a nebo jste pracovali na staženém dokumentu a chcete jej vrátit zpět.
Kde najdete verze dokumentů?
Informace a verzích dokumentu najdete nad dokumenty v místech, kde přímo vidíte konkrétní dokumenty. Dokumenty se vám zobrazují na Hlavní obrazovce a to v části Poslední dokumenty
A nebo pod konkrétním Projektem/Spisem v části Dokumenty.
Zobrazení verzí můžete provést dvěma způsoby
a) Na Hlavní obrazovce a nebo v Projektu/Spisu najedete na konkrétní dokument myší a u tohoto dokumentu pravé části se kliknete na ikonku "(i)".
b) V Projektu/Spisu kliknete na dokument pravým tlačítkem myši a v menu vyberte volbu "Historie verzí a informace"
Poté se vám otevře detail dokumentů a verzí, kde můžete provádět další operace.
V tomto okně můžete
dokument "OTEVŘÍT" přímo ve MS Word a provádět zde úpravy
"UPRAVIT ONLINE" přímo v ONLY OFFICE
v případě volby "DALŠÍ MOŽNOSTI"
Pod tlačítkem "DALŠÍ MOŽNOSTI" najdete volby jako "Zkopírovat odkaz", "Odeslat" přímo přes SingleCase s možností přes Datovku a Outlook, "Stáhnout dokument", "Nahrát novou verzi" (např. revize od Klienta) či "Přejmenovat".
Pokud najedete na příslušnou verzi, nabídnou se vám další funkce. Můžete si stáhnout konkrétní verzi dokumentu, který jste si vybrali. Dále z konkrétní verze udělat hlavní verzi dokumentu.
Porovnání verzí
Aplikace vám umožňuje porovnání dvou verzí dokumentů. Vybere volbu "Porovnání" a poté najedete myší na další verzi, s kterou chcete porovnat a vyberete stejnou volbu.
Pro porovnání můžete přímo přetáhnout verze do okýnek vpravo.
Aplikace vám dává obecnou informaci o změnách a volbou "Rychlé online porovnání" nebo přímo "Porovnat přes MS WORD" konkrétně dokumenty porovnáte.
Označení verze
Verzi si můžete dále označit, kdy vybíráte z variant.
Štítky na dokumentu
Pro další možnosti vyhledávání můžete vlastní dokument oštítkovat pomocí tlačítka "Přidat štítek". Poté kliknutím v prázdném poli se vám rozbalí seznam (tento seznam tvoříte v "Moje jméno"-> "Nastavení"-> "Dokumenty" a uložíte tlačítkem "PŘIDAT".
Přidání dokumentu do přílohy k Úkolu, Jednání nebo Lhůty
Dokument můžete přidat přímo do Úkolu, Jednání a nebo Lhůty a to přes tlačítko "VYTVOŘIT".
